Kun keskustelu luodaan, se menee aluksi Suunnittelu tilaan. Tämä tarkoittaa, että keskustelu ei näy työntekijöille eikä esihenkilöille, vaikka keskustelun ajanjakso olisi jo alkanut.
Keskustelua ei luoda alayksiköihin niin kauan kuin suunnittelutila on käytössä.
Suunnittelutilaa käytetään sekä tavallisissa keskusteluissa että yksilökeskustelujen keskustelumalleissa.
Aktiivisen keskustelun voi myös palauttaa suunnittelutilaan, jolloin se piilotetaan. Jos keskustelu on jo allekirjoitettu vähintään yhden osapuolen toimesta, sitä ei piiloteta.