1. Valitse hallintomoduulissa Kurssien hallinnointi > Koulutusohjelmat > Hallinnoi koulutusohjelmia. Napsauta koulutusohjelmaa, jolle haluat luoda tilaisuuden.
2. Avaa Koulutusohjelman tilaisuudet -paneeli.
3. Jos aiot luoda koulutusohjelmaan useita tilaisuuksia, suosittelemme, että aloitat määrittämällä koulutusohjelman tilaisuuksien yleiset asetukset. Näin saat samat asetukset kaikille koulutusohjelman tilaisuuksille.
Osallistujamäärä enintään - Tässä voit määrittää, kuinka moneen koulutusohjelman tilaisuuteen sama osallistuja saa ilmoittautua. Jos osallistuja yrittää ilmoittautua kahteen eri koulutusohjelman tilaisuuteen ja olet kirjoittanut tähän arvoksi 1, hän ei voi ilmoittautua koulutusohjelman tilaisuuteen numero 2 peruuttamatta ensin ilmoittautumistaan tilaisuuteen numero 1.
Koulutusohjelman asetukset - Tässä voit muokata vahvistusviestiä. Voit myös valita, lähetetäänkö arviointi koulutusohjelman tilaisuuksien jälkeen, ja määrittää sähköpostiviestin sisällön. Jos et muokkaa sähköpostiviestin sisältöä, käytetään oletusarvoista sisältöä sen mukaan, missä yksikköpuun kohdassa koulutusohjelma sijaitsee.
4. Luo uusi koulutusohjelman tilaisuus napsauttamalla Uusi.
Näkyviin tulee seuraava ikkuna:
5. Täytä kentät seuraavasti:
Otsikko - Koulutusohjelman tilaisuuden otsikko. Voi olla esimerkiksi päivämäärä, paikkakunta tai "Tilaisuus X".
Alkamispäivä - Täytä tähän koulutusohjelman alkamispäivä ja -aika.
Päättymispäivä - Koulutusohjelman päättymisen päivämäärä ja kellonaika. Jos et tiedä päättymispäivää, voit asettaa sen pitkälle tulevaisuuteen niin, että koulutusohjelma on periaatteessa aina avoinna.
Päivien lukumäärä - Voit määrittää, kuinka monta päivää koulutusohjelma on käynnissä, jos tätä tietoa tarvitaan. Se näkyy vain tässä näkymässä sinulle ja muille järjestäjille.
Alue, Paikkakunta ja Paikka - Tässä voit määrittää, missä koulutusohjelman tilaisuus pidetään. Valitse joko Alue ja Paikkakunta pudotusvalikoista tai kirjoita paikka Paikka-kohtaan.
Verkkokokouslinkki - Tähän voit lisätä verkkokokouslinkin esim. Skypestä tai Teamsista.
Lisätiedot - Tähän voit kirjoittaa lisätietoja, jotka kurssille osallistujat tarvitsevat ennen koulutusohjelmaa. Tämä teksti tulee vahvistusviestiin, jos sähköpostimallissa on %locationinfo%.
Tietoa koulutusohjelman tapahtumasta - Koulutusohjelman tilaisuuden tiedot näkyvät koulutusohjelman yhteenvedossa Oma oppiminen -kohdassa. Jos tässä tekstikentässä on tekstiä, se näytetään osallistujille koulutusohjelman tiedoissa olevan tekstin sijaan.
Tila - Tila on aluksi Suunniteltu, ja sitä ei näytetä kurssiluettelossa. Vaihda tilaksi Aktiivinen, kun haluat koulutusohjelman tilaisuuden näkyvän kurssiluettelossa.
Näytä kurssiluettelossa - Määrittää, näytetäänkö tilaisuus, kun käyttäjä napsauttaa kurssia kurssiluettelossa.
Näytä alkamis- ja päättymispäivä - Jos tämä asetus on valittu, koulutusohjelman tilaisuuden alkamis- ja päättymispäivä näytetään osallistujalle Oma oppiminen -kohdassa.
Itseilmoittautuminen sallittu alkaen - Osallistujat voivat ilmoittautua koulutusohjelmaan tästä päivämäärästä alkaen. Huomaa, että päivämäärä täytyy antaa, jotta koulutusohjelman tilaisuuteen voidaan ilmoittautua.
Ilmoittautuminen sallittu asti - Koulutusohjelman tilaisuuteen ilmoittautumisen viimeinen päivämäärä.
Peruutus sallittu asti - Viimeinen päivämäärä, jona osallistujat voivat peruuttaa ilmoittautumisensa.
Osanottajamäärä - Koulutusohjelman osallistujien enimmäismäärä. Osallistujat eivät voi ilmoittautua itse, jos osallistujien lukumäärä on yhtä suuri tai suurempi kuin tämä luku. Huomaa, että voit järjestäjänä silti lisätä osallistujia manuaalisesti tämän rajan yli.
Minimi - Osallistujien vähimmäismäärä, jotta koulutusohjelma toteutuu. Tähän lukumäärään ei liity mitään automaatiota, joten nämä tiedot ovat vain itseäsi ja muita järjestäjiä varten.
Hyväksyntä - Valitse tämä, jos ilmoittautuminen koulutusohjelman tilaisuuteen vaatii lähimmän esimiehen hyväksynnän.
Paikan varaus - Valitse, hyväksytäänkö osallistujat ilmoittautumisen yhteydessä, manuaalisesti vai hyväksymisen yhteydessä. Manuaalinen-vaihtoehdossa järjestäjä hallitsee, kuka saa paikan ohjelmassa. Tätä vaihtoehtoa käytetään, jos valinta halutaan tehdä hyväksymisen yhteydessä. Ilmoittautumisen yhteydessä -vaihtoehdossa paikka varataan heti ilmoittautumisen yhteydessä. Hyväksymisen yhteydessä tarkoittaa, että paikka varataan, kun kurssin osallistujan esihenkilö on hyväksynyt ilmoittautumisen. Asetuksessa Ilmoittautumisen yhteydessä tai Hyväksymisen yhteydessä voit valita, milloin vahvistus lähetetään osallistujalle. Kun Ilmoittautumisen yhteydessä tai Hyväksymisen yhteydessä valitaan, osallistuja saa tiedon siitä, että hän on saanut paikan kurssilta, heti kun paikka on varattu.
Jonotus - Voit valita asetukseksi ei jonotusta, manuaalinen jonotus tai automaattinen jonotus. Manuaalisessa paikan varauksessa jonotusasetuksena on manuaalinen (tai ei mitään). Automaattinen jonotus sopii tilanteisiin, joissa kurssin osallistujat saavat paikkansa ilmoittautumisen tai hyväksymisen yhteydessä. Automaattisessa jonotuksessa sovelletaan ensimmäisenä tullut saa paikan -periaatetta, eli jos joku paikan saaneista osallistujista peruuttaa ilmoittautumisensa, ensimmäinen jonottaja saa automaattisesti hänen paikkansa.
Vastuuhenkilö - Valitse koulutusohjelman tilaisuuden vastuuhenkilö. Jos et valitse ketään, koko koulutusohjelman vastuuhenkilöstä tulee automaattisesti tilaisuuksien vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö näkyy koulutusohjelman tilaisuuden kohdalla kurssiluettelossa, jotta osallistujat tietävät, kenen puoleen he voivat kääntyä, jos heillä on kysyttävää.
Hinta, Osion numero, Kustannuspaikka, Laskutusosoite - Näitä kenttiä ei yleensä käytetä. Voit lisätä niihin tietoja koulutusohjelman tilaisuudesta, mutta ne näkyvät vain sinulle ja muille järjestäjille tässä näkymässä. Kentät voi jättää tyhjiksi.
6. Tallenna kurssitilaisuus valitsemalla Tallenna.
7. Oikeaan reunaan avautuu useita paneeleja, kuten Koulutusohjelman vaiheet. Siinä näkyvät koulutusohjelman perusrakenteen mukaisesti ehdotetut koulutusohjelman vaiheet. Voit tehdä muutoksia jokaiseen luomaasi koulutusohjelman tilaisuuteen. Napsauta koulutusohjelman vaihetta, jota haluat muokata.
8. Nyt voit muuttaa vaiheen kuvausta (joka näytetään osallistujille portaalissa), valita, onko koulutusohjelman vaihe pakollinen vai ei, tai poistaa vaiheen.
9. Jos haluat lisätä useita koulutusohjelman vaiheita, napsauta Lisää vaihe.
10. Kun olet valmis, napsauta Tallenna.
Jos haluat nähdä, miltä koulutusohjelma näyttää osallistujalle Oma oppiminen -kohdassa, voit käyttää Esikatselu-toimintoa, joka löytyy koulutusohjelman tilaisuuden sivun alareunassa olevalta työkaluriviltä.
Sillä voit avata näkymän, jossa näkyvät koulutusohjelman eri vaiheet. Esikatselunäkymässä ei voi avata koulutusohjelmaan sisältyviä kursseja ja tehtäviä.