Koulutuksen järjestäjä voi peruuttaa ilmoittautumisen kurssitilaisuuteen tai poistaa kurssin osallistujia manuaalisesti. Kurssitilaisuuteen ilmoittautumisen peruutus tapahtuu eri tavalla sen mukaan, onko paikka kurssitilaisuuteen varattu automaattisesti vai manuaalisesti.
Automaattinen paikan varaus
Valitse portaalissa Hallinnoi kursseja. Kurssitilaisuuksissa, joissa on automaattinen paikan varaus, Osallistujat-välilehdessä on Peruuta ilmoittautuminen -vaihtoehto:
Jos haluat peruuttaa osallistujan ilmoittautumisen kurssille, valitse osallistuja ja napsauta Peruuta ilmoittautuminen. Näkyviin seuraava valintaikkuna, jossa voit valita ilmoittautumisen peruutuksen tyypin:
Jos ilmoittautuminen peruutetaan ennen viimeistä peruutuspäivää, valitse ensimmäinen vaihtoehto. Tällöin paikka vapautuu automaattisesti muille kurssin osallistujille, eikä kyseistä osallistujaa lasketa mukaan laskutustietoihin. Jos peruutus tehdään myöhässä, valitse, vapautatko paikan vai et. Jos vapautat paikan, kyseistä kurssin osallistujaa ei lasketa mukaan laskutustietoihin. Jos kuitenkin päätät säilyttää paikkavarauksen, osallistuja lasketaan mukaan laskutustietoihin.
Kurssin osallistujat, joiden tilana kurssitilaisuudessa on Myöhästynyt peruutus, lisätään Poissaolo-raporttiin.
Kurssin osallistujalle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, jossa on tietoja ilmoittautumisen peruutuksesta (voit muokata sähköpostiviestin sisältöä valitsemalla GRADE-hallinnossa Kurssien hallinnointi > Hallinnoi sähköpostimalleja ). Tilaksi vaihtuu Peruutettu tai Myöhästynyt peruutus.
Manuaalinen paikan varaus
Kurssitilaisuuksissa, joissa on manuaalinen paikan varaus, on vaihtoehto Peruuta. Kurssin osallistujalle ei lähetetä sähköpostiviestiä.
Jos kurssin osallistuja peruuttaa tilauksen itse, peruutusvahvistus lähetetään osallistujalle ja tilaksi vaihtuu Peruutettu. Kurssin osallistujan tulee peruuttaa ilmoittautumisensa viimeiseen peruutuspäivään mennessä. Kurssitilaisuuksissa, joihin liittyy hyväksyntä, voidaan palvelinasetuksissa määrittää, täytyykö hyväksyjän hyväksyä peruutus vai saako hän vain sähköpostitse ilmoituksen ilmoittautumisen peruuttamisesta. Jos hyväksyjä hylkää peruutuksen, kurssin osallistujalle ilmoitetaan tästä.
Kurssivastaavalle lähetetään peruutuksen yhteydessä sähköpostiviesti, jossa ilmoitetaan osallistujan peruutuksesta.