Det är möjligt att skapa underlag för fakturering till externt ekonomisystem i GRADE-plattformen. Det går också att lägga upp en kurs med kursavgifter och sedan fakturera manuellt.
Vanligen behöver man utveckla filer i särskilda format för att de ska kunna hanteras i aktuellt ekonomisystem samt bygga en integration med automatiskt leverans av fakturafil, men det går också att ta ut filerna manuellt.
I denna artikel beskrivs hur det fungerar.
Övergripande process och förutsättningar
Följande behöver göras för att faktureringsunderlaget ska kunna tas ut på ett korrekt sätt:
- På kurstillfället läggs information om konteringsobjekt
- Rutan Moms fylls i om kursen ska faktureras till externa (icke-synkade) användare.
- Fakturering aktiveras på det aktuella kurstillfället
- Kursarrangör behöver läggas in i systemet och kopplas till tillfället och pris anges
- Kurstillfället publiceras i kurskatalogen
- Kursdeltagaren anmäler sig till tillfället:
- Externa får ange fakturamottagare. Om inte fakturamottagaren finns upplagd sedan tidigare ges användaren möjlighet att ange nya uppgifter.
- Interna (synkade användare) får sin enhet som förslag på fakturamottagare; de kan välja en annan enhet.
- En administratör verifierar fakturamottagare för externa deltagare.
- Kursdeltagaren får en bekräftelse på platsen och går kursen.
- En administratör granskar listan över deltagare och ser aktuell summa att fakturera. Administratören kan korrigera priset och markerar sedan posten som klar för fakturering.
- Administratören genererar ett faktureringsunderlag (filer) som innehåller alla poster som har klarmarkerats sedan rapporten senast genererades. Detta steg kan också schemaläggas.