GRADE-alustassa voit luoda laskutustietoja ulkopuoliseen taloushallintojärjestelmään. Voit myös luoda kurssin kurssimaksuineen ja laskuttaa manuaalisesti.
Yleensä tiedostot on luotava tietyssä muodossa, jotta ne voidaan käsitellä taloushallintojärjestelmässä, ja laskutustiedostot on integroitava toimitettavaksi automaattisesti, mutta ne voidaan myös laatia manuaalisesti.
Tässä kohdassa kerrotaan, miten tämä tapahtuu.
Yleinen prosessi ja edellytykset
Laskutustietojen laatiminen oikein edellyttää seuraavia toimia:
- Kurssitilaisuuteen lisätään tiedot tiliöintikohteesta.
- ALV-ruutu täytetään, jos kurssi laskutetaan ulkopuolisilta (synkronoimattomilta) käyttäjiltä.
- Laskutus aktivoituu nykyiselle kurssitilaisuudelle.
- Kurssin järjestäjä on lisättävä järjestelmään ja liitettävä tilaisuuteen. Myös hinta täytyy antaa.
- Kurssitilaisuus julkaistaan kurssiluettelossa.
- Kurssin osallistuja ilmoittautuu tilaisuuteen:
- Ulkopuoliset voivat ilmoittaa laskun vastaanottajan. Jos laskun vastaanottajaa ei ole aiemmin lisätty, käyttäjä voi lisätä uusia tehtäviä.
- Sisäisille (synkronoiduille) käyttäjille laskun vastaanottajaksi ehdotetaan omaa yksikköä, mutta he voivat valita toisen yksikön.
- Järjestäjä vahvistaa ulkopuolisten osallistujien laskun vastaanottajan.
- Kurssin osallistuja saa vahvistuksen paikan päällä ja menee kurssille.
- Järjestäjä tarkistaa osallistujalistan ja näkee nykyisen laskutettavan summan. Järjestäjä voi korjata hinnan ja valita sitten laskutettavaksi valmiin nimikkeen.
- Järjestäjä luo laskutustiedot (tiedostot), jotka sisältävät kaikki viimeisimmän raportin luonnin jälkeen valmiiksi merkityt nimikkeet. Tämä vaihe voidaan myös ajastaa.