Det er mulig å opprette faktureringsgrunnlag for eksternt økonomisystem i GRADE-plattformen. Det er også mulig å opprette et kurs med kursavgifter og deretter fakturere manuelt.
Vanligvis må man utvikle filer i spesifikke formater for at de skal kunne håndteres i det aktuelle økonomisystemet, samt bygge en integrasjon med automatisk levering av fakturafil, men det er også mulig å hente ut filene manuelt.
Denne artikkelen beskriver hvordan det fungerer.
Overordnet prosess og forutsetninger
Følgende må gjøres for at faktureringsgrunnlaget skal kunne hentes ut på korrekt måte:
- Informasjon om konteringsobjekt legges inn på kurstilfellet
- Feltet Moms fylles ut hvis kurset skal faktureres til eksterne (ikke-synkroniserte) brukere
- Fakturering aktiveres på det aktuelle kurstilfellet
- Kursarrangør må registreres i systemet og knyttes til tilfellet, og pris må angis
- Kurstilfellet publiseres i kurskatalogen
- Kursdeltakeren melder seg på tilfellet:
- - Eksterne må angi fakturamottaker. Hvis fakturamottaker ikke er registrert fra før, får brukeren mulighet til å legge inn nye opplysninger
- - Interne (synkroniserte brukere) får sin enhet som forslag til fakturamottaker, men kan velge en annen enhet
- En administrator verifiserer fakturamottaker for eksterne deltakere
- Kursdeltakeren får bekreftelse på plass og deltar på kurset
- En administrator går gjennom deltakerlisten og ser aktuell sum som skal faktureres. Administratoren kan korrigere prisen og markerer deretter posten som klar for fakturering
- Administratoren genererer et faktureringsgrunnlag (filer) som inneholder alle poster som er markert som klare siden rapporten sist ble generert. Dette trinnet kan også planlegges som en automatisk prosess.