Spørsmål
Hvordan kan jeg sende dokumenter til signering?
Svar
Det er mulig å opprette og laste opp dokumenter inne på en enkelt kandidat.
Disse kan senere sendes til kandidaten og signeres elektronisk gjennom vår integrasjon med Postens signeringstjeneste. Dette krever at arbeidsigver har tatt i bruk digital signatur-modul i løsningen. Dersom din virksomhet ikke har satt opp dette, må dere kontakte oss på Jobbnorge.
Opprette kandidatdokument:
For å opprette kandidatdokument (eks. arbeidskontrakt), må du gå til arkfanen «kandidatdokumenter» inne på den enkelte søkeren.
Trykk på «Legg til dokument» oppe til høyre i midtre kolonne.
Du kan velge å legge til dokument fra mal, tomt dokument eller laste opp et dokument fra din pc. Vær oppmerksom på at du ikke kan redigere i dokumenter som du laster opp. Dette fungerer etter det samme prinsippet som opplasting av vedlegg til en e-post. Dokumentet som lastes opp må være klart til å sendes til søkeren «as is».
Legg til dokument fra mal:
Under Vedlikehold i Jobbadmin kan administrator sette opp maler for kandidatdokumenter. Dette vil typisk være dokumenter som eks. arbeidskontrakter eller ansattreglement som skal sendes til søker for digital signering. Bruk av mal sparer tid for saksbehandler, som ikke trenger å bygge opp hele dokumentet fra bunnen av. Dersom det er satt inn variabler/flettekoder i malen, vil informasjon om søkeren og stillingen automatisk flettes inn i dokumentet via disse.
Etter at du har valgt «legg til» < «Fra mal», vil du få velge mellom de ulike malene som er tilgjengelig. Dette gjenspeiler de malene som administrator hos din virksomhet har bygget opp i løsningen.
Når du velger en mal ved å klikke på den, vil du få se en forhåndsvisning av malen du valgte:
Du kan enten avbryte (dersom dette ikke var malen du var ute etter), eller trykke på «Opprett dokument» for å åpne malen og opprette et dokument med utgangspunkt i malen.
Etter å ha trykket på «Opprett dokument», vil malen lastes inn på siden. Du kan redigere direkte i den, og vil se at informasjon er automatisk flettet inn (dersom det er satt inn flettekoder i malen du valgte).
NB: Dersom det er satt inn flettekoder for kontonummer og personnummer, vil informasjon ikke være flettet automatisk inn via disse. Se bilde over. Dette er fordi søkeren selv fyller ut denne informasjonen i forbindelse med digital. Flettekode for personnummer og kontonummer fungerer på denne måten som «placeholders» inntil søkeren selv har registrert inn opplysningene. Alle øvrige flettekoder henter inn informasjon automatisk om stillingen og søkeren.
Gi dokumentet navn:
Dersom du oppretter dokument fra mal, vil dokumentet allerede ha et navn (som er gitt av administrator som opprettet malen). Ved å klikke på navnet vil du få mulighet til å redigere det. Se bilde:
Filer som du laster opp fra din pc vil du ikke få mulighet til å endre navn på.
Dersom du starter oppretting av dokument fra «Tomt dokument», vil du få skrive inn et navn i det samme feltet som nevnt ovenfor.
Til venstre for dokumentnavnet er det en valg-meny som inneholder ulike valg for dokumentet. Se bilde:
Du trykker på «Lagre»-knapp nede til venstre for å lagre og mellomlagre dokumentet. For å gå ut av dokumentet trykker du på «Tilbake til oversikt» oppe til venstre. Dette vil ta deg inn i oversikten over dokumenter som er opprettet eller lastet opp på kandidaten.
Sende dokument til digital signering:
Du kan sende dokumenter til signering direkte fra dokumentoversikten. Valg for å sende vil fremkomme i feltet til høyre når du huker av for minst ett av dokumentene i listen. Se bilde under.
NB: Du må ha rolle som saksbehandler, samt til gang til modulene "Kandidatdokumenter" og "Digital signatur" for å sende dokumenter til signering.
I høyre felt velger du om dokumentet skal signeres, og hvorvidt du kun skal ha signatur fra en eller to parter (jobbsøkeren og undertegner på vegne av virksomheten).
Dersom du velger at begge parter skal signere, må du velge bruker som skal undertegne på vegne av virksomheten. Du får kun søkt opp brukere som har signeringsrettighet for din virksomhet (dette settes opp i brukeradministrasjonen).
Når du har valgt undertegner, kan du skrive en melding til jobbsøkeren. Denne meldingen vil fremkomme i postkassen på søkers konto sammen med dokumentene som skal signeres.
Når dokumentene er sendt vil du finne at signeringsoppdraget har lagt seg under «Sendt» i dokumentoversikten inne på søkeren. Klikk på pilen til høyre for signeringsoppdraget for å ekspandere meny og se hvilke dokumenter som inngikk i sendingen:
Du kan klikke på selve signeringsoppdraget (blå lenke) for å gå inn på forsendelsen for mer detaljer: