Spørsmål
Hva er anonyme søknader?
Svar
Funksjonaliteten for Anonyme søknader i Jobbadmin lar jobbsøker sende en vanlig jobbsøknad, som i en periode av rekrutteringsprosessen er anonymisert for rekrutterer. I henhold til Granavolden-plattformen skal regjeringen gjennomføre et forsøk med anonyme søknader i flere statlige virksomheter, og funksjonaliteten i Jobbadmin er tilpasset kravene i dette forsøket.
Det anbefales at screening benyttes for alle stillinger der anonyme søknader er slått på. Du kan lese mer om hva screening er og hvordan det brukes nederst i denne veiledningen.
NB: Hvis du ikke finner muligheten for å hake av for Anonyme søknader, så kan det være at det ikke er aktivert for virksomheten din. Ta i så tilfelle kontakt med oss på Kundeservice, så kan vi hjelpe med å sjekke dette.
Tilgang til funksjonen Anonyme søknader
Virksomheten må starte med å definere hvilke brukere som skal gis tilgang til å kunne aktivere/deaktivere anonym søknadsbehandling.
Tilgang gis inne på den enkelte bruker i brukeradministrasjonen.
Huk av «Anonyme søknader» - og trykk «lagre».
Brukeren må i tillegg ha tilgang til annonsebestilling, enten som forfatter eller bestiller, for å kunne aktivere anonyme søknader på stillingen.
Aktivere anonyme søknader
Anonyme søknader kan aktiveres på steg 2 i oppretting av stilling («søknadsbehandling»). Aktivering logges på stillingen, og viser tidspunkt og hvilken bruker som har utført operasjonen.
Når anonyme søknader aktiveres vil søkers navn, nasjonalitet og eventuell funksjonsnedsettelse skjules fra søknaden. Se bilde under:
Navn er også skjult i forespørsler som kommer inn på stillingen fra søkeren – og vil ikke fremkomme ved «be om oppdatering» til søkeren. Det er heller ikke mulig å generere rapport/statistikk fra stilling i anonym-modus. Se bilde under:
Roller/tilganger
Global Administrator har tilgang til alle opplysningene om søkeren gjennom hele rekrutteringsprosessen, likt med andre stillinger. Dette blant annet for å kunne administrere søkeres rettigheter knyttet til innsyn i søkerliste. Global administrator vil se alle søknader. Det vil derimot fremgå for global administrator at det er aktivert anonyme søknader for stillingen, ved hjelp av ikon til venstre for stillingstittelen i søkeroversikten. Se bilde under.
Saksbehandler
Brukere med rolle som saksbehandler kan rangere, kommentere og sette status på søkerne, men har ikke tilgang til å se opplysninger som navn, nasjonalitet, funksjonsnedsettelse eller innvandrerbakgrunn.
Lese m/rangering
Brukere med lese- og rangeringstilgang kan rangere og sette kommenterer på søknadene, men har ikke tilgang til å se opplysninger som navn, nasjonalitet, funksjonsnedsettelse eller innvandrerbakgrunn.
Lesetilgang
Brukere som kun har lesetilgang kan kun lese søknader, men har ikke tilgang til å se opplysninger som navn, nasjonalitet, funksjonsnedsettelse eller innvandrerbakgrunn.
Deaktivere anonyme søknader
Anonyme søknader deaktiveres ved å fjerne avhakingen under steg 2 («Søknadsbehandling»), samme sted som den ble slått på. Trykk deretter på «lagre/neste»-knappen for å lagre deaktiveringen. Deaktivering logges på tidspunkt og bruker.
Screening og anonyme søknader
Det anbefales at screening benyttes for alle stillinger der anonyme søknader er slått på. Dette for å effektivisere søknadsbehandlingen.
Screening er et svært godt hjelpemiddel for å kunne vurdere kandidater, og hjelper arbeidsgiver med å hente inn relevante opplysninger fra søkerne på et tidligst mulig tidspunkt.
Screeningspørsmålene bør settes opp i samsvar med de krav/ønsker som fremgår av annonseteksten, og svaralternativene må være uttømmende for å sikre at søker gis anledning til å gi et treffende svar. Dersom stillingen eksempelvis krever utdanning på masternivå, bør det stilles spørsmål om høyeste oppnådde grad. Det kan videre være relevant å stille spørsmål om søkerens utdanningsretning (kan være fritekst), jobberfaring, kjennskap til ulike systemer etc.
Rapport på søkernes besvarelser samt poengsum kan enkelt tas ut fra systemet.