När du har sparat en medarbetarsamtalsplan visas funktionen för att skapa ett samtal kopplat till planen.
Om du har en plan sedan tidigare kan du nå samma funktion genom att gå in på Chefsvy > Medarbetarsamtalsplaner > Hantera medarbetarsamtalsplaner i GRADE Administration, och sedan klicka på planens titel.
Gör så här för att lägga till ett nytt samtal:
1. Klicka på Lägg till. En dialogruta öppnas där du först väljer vilken typ av samtal du vill skapa. Alternativen är: Utvecklingssamtal, Uppföljningssamtal, Planering eller Annat. Oavsett namnet på samtalet är samma funktioner tillgängliga.
2. Skriv in en Titel och Beskrivning av samtalet och lägg till Instruktioner om du vill att det ska visas för medarbetaren innan de startar samtalet. Instruktionssidan skapas i en HTML-editor. Du kan även lägga in en länk om det finns information t.ex. på intranätet.
3. I rullgardinslistan Personalkategori kan du välja om du vill rikta samtalet mot en viss roll. Om du väljer en roll här kommer samtalet enbart att synas för medarbetare som har rollen. Denna funktion ger möjlighet att ha olika samtal med olika personalkategorier, t.ex. tjänstemän och yrkesarbetare.
4. Välj om det ska vara tillåtet för medarbetare och chef att ladda upp en bilaga till samtalet. Detta kan även användas som ett alternativ till att svara på frågorna direkt i systemet om man föredrar ett ha ett externt dokument.
5. Ange period för medarbetarsamtalet. Samtalet blir aktivt först från det datum som anges som startdatum.
6. Välj sedan vilka delar som ska vara med i samtalet genom att kryssa för dem i listan. Du kan ha upp till tre frågeblock. Det går att ändra ordning på de olika momenten genom att dra och släppa i listan.
7. Klicka på Spara för att skapa samtalet. Du får då tillgång till funktionen för att lägga till frågor till samtalet. Klicka på Redigera frågor.
8. Om ditt samtal består av flera frågeblock väljer du först vilket av frågeblocken (1-3) du vill redigera. Du kan strukturera frågorna genom att dela in dem i flikar och grupper. Varje flik kan bestå av flera olika grupper. Använd grupperna och flikarna för att dela upp frågorna områdesvis. Börja med att lägga till en grupp med frågor på första fliken. Därefter kan du fylla på med fler flikar och grupper. Klicka på Lägg till grupp och ange en titel.
9. Klicka sedan på Lägg till fråga för att skapa en fråga i den aktuella gruppen.
Du kan välja mellan fritextfråga och flervalsfråga. Ange titel och eventuella svarsalternativ. Klicka på Spara och fortsätt sedan att skapa fler frågor. Stäng dialogen med krysset uppe i högra hörnet när du är klar.
10. Om din plan ska innehålla fler samtal kan du skapa dessa genom att klicka på Lägg till.