E-postmallarna som har med fysiska kurser att göra finns i GRADE Administration under menyalternativet Utbildningsadministration > Kurser > Hantera e-postmallar.
E-postmallarna används för automatiska meddelanden som skickas ut under anmälningsprocessen.
Dessa går att redigera och anpassa för varje enhet i GRADE. Vid installation läggs en standardtext in i e-postmallarna, på svenska och engelska. Dessa ligger i enheten ”Root”. Om inte systemet hittar någon mall som är kopplad direkt till enheten där kursen finns, kommer det att välja mall från enheten ”Root”.
Följande malltyper finns:
Mall |
När skickas mailet? |
|---|---|
| Anmälan mottagen | Skickas till den person som anmäler sig till ett kurstillfälle, som bekräftelse på att denne har skickat in sitt anmälningsformulär. |
| Attestera anmälan | Skickas till den chef som ska attestera anmälan, i samband med att en person anmäler sig till ett kurstillfälle. Skickas även till registratorsbrevlådan. |
| Anmälan avslagen av attestant | Skickas till den som anmält sig till, när attestanten avslår anmälan. |
| Behöver kompletteras | Skickas från utbildningsadministratören till den person som anmält sig, om anmälningsformuläret behöver kompletteras. |
| Anmälan kompletterad | Skickas från deltagaren till utbildningsadministratören, när deltagaren har kompletterat sin anmälan. |
| Meddelande till administratör | Meddelande som skickas från deltagaren till utbildningsadministratören. |
| Meddelande till deltagaren | Meddelande som skickas från utbildningsadministratören till deltagaren. |
| Anmälan avslagen | Skickas från utbildningsadministratören till den person som anmält sig till, som bekräftelse på att anmälan är avslagen. |
| Avanmälan avslagen | Skickas från utbildningsadministratören till den person som avanmält sig till, som bekräftelse på att avanmälan är avslagen. |
| Bekräftelse | Skickas till deltagarna som har en reserverad plats på kurstillfället, samt utbildare. |
| Påminnelse om kursstart | Skickas till deltagarna x antal dagar innan kursstart om påminnelse är aktiverat på kurstillfället. |
| Deltagare avanmäler sig | Skickas till utbildningsadministratören, när en deltagare avanmäler sig. |
| Attestbegäran avanmälan | Skickas till den chef som ska attestera avanmälan, i samband med att en person avanmäler sig till ett kurstillfälle. Skickas även till registratorsbrevlådan. |
| Verifiera anmälan | Skickas från utbildningsadministratören till en deltagare eller utbildare som denne anmält. |
Lägg till e-postmall
Du kan själv lägga till egna e-postmallar eller redigera de befintliga för olika enheter. Det är viktigt att du kontrollerar vilken enhet du vill ändra eller skapa e-postmallarna för.
Byt till aktiv enhet genom att klicka på Byt enhet längst upp till höger i GRADEs fönster. En trädstruktur visas där du klickar på den enhet som ska vara aktiv när du skapar mallarna.
Välj Utbildningsadministration > Kurser > Hantera e-postmallar i menyn till vänster. Klicka på Lägg till e-postmall i verktygsfältet längst ned på sidan.
Välj språk och malltyp. Om du vill utgå från någon av standardmallarna för att sedan redigera texten kan du välja att Ladda standardmall. Då kopieras ämne och brödtext in automatiskt.
Alternativt skriver du in meddelandet direkt i textrutan och väljer valfritt antal nyckelord genom att kopiera eller markera och dra dem från rutan till höger och in i textrutan. Dessa nyckelord som börjar och slutar med % tecken innebär att informationen hämtas automatiskt från aktuell kurs/tillfälle och presenteras i meddelandet.
OBS! Endast nyckelord som finns med i gula rutan fungerar i e-postmallen. Varje mall har sina egna nyckelord.
Glöm inte att spara din mall när du är klar! Den kommer nu att användas för den enhet som har kopplats till. I översikten över e-postmallarna visas vilken enhet den nya mallen är kopplad till.