Tässä
artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda kurssipyynnön kurssitilaisuuteen. Hyväksyntä-asetuksen
täytyy olla valittuna kurssitilaisuudelle, jotta toimintoa voidaan käyttää.
Kurssipyyntö on toiminto, jonka avulla joku toinen voi valita
kurssitilaisuuteen ilmoitettavat osallistujat. Yksikölle tai ryhmälle voi olla
ehkä saatavilla tietty määrä paikkoja, ja vastuuhenkilö voi valita koulutukseen
osallistuvat henkilöt.
Toiminto on käytettävissä kurssitilaisuuden osallistujanäkymässä portaalin
kohdassa Hallinnoi kursseja > Järjestäjille.
Napsauta Lähetä kurssipyyntö -painiketta. Näyttöön tulee uusi näkymä.
Valitse, lähetetäänkö kurssipyyntö yksikölle (viesti lähtee sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu yksikölle GRADE-hallinnossa) vai suoraan hyväksyjälle. Napsauta Valitse yksiköt- tai Valitse hyväksyjä -linkkiä ja valitse haluamasi vaihtoehto avautuvasta luettelosta.
Valitse sitten määrittelemättömien osallistujien määrä, jota pyyntö koskee. Vaihtoehtoisesti voit määrittää osallistujat, joita pyyntö koskee, valitsemalla Lisää nimetyt osallistujat.
Viesti näkyy oikealla puolella, ja voit muokata sitä suoraan. Yksittäisen sanan edessä ja takana oleva %-merkki tarkoittaa, että nämä tiedot tuodaan viestiin dynaamisesti. Niitä ei pidä muokata. Napsauta Lähetä-painiketta, kun haluat lähettää kurssipyynnön.
Muista, että sinun on varattava paikat manuaalisesti (vaikka automaattinen ilmoittautuminen olisi käytössä), jos paikkoja ei ole määritetty. Paikan on oltava varattu, jos määrittelemättömät paikat halutaan laskea mukaan enimmäismäärään.
Vastaanottaja saa sähköpostitse tiedon käsiteltävästä kurssipyynnöstä. Kurssipyyntöjä käsitellään Minun hyväksynnät -näkymässä Omat näkymät -valikossa. Sähköpostin vastaanottajan valikko aktivoituu automaattisesti, kun hän napsauttaa linkkiä.
Vastaanottaja napsauttaa määrittelemätöntä pyyntöä luettelossa ja valitsee sitten Hyväksy ja valitsee osallistujan tai hylkää pyynnön.
Kun hyväksyjä on valinnut osallistujan ja lähettänyt vastauksen, määrittelemätön paikka muuttuu ilmoittautumiseksi valitulta osallistujalta. Osallistuja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, jossa pyydetään täyttämään tiedot ja jossa on linkki ilmoittautumislomakkeeseen.
Kun paikka on hyväksytty ja osallistuja valittu, se korvataan osallistujan nimellä Hallinnoi kursseja -kohdassa.
Osallistujan ilmoittautumislomake on avoinna muokattavaksi, jotta hän voi lisätä vastauksia esitettyihin kysymyksiin.
Osallistujia voidaan hyväksyä myös viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen.