For å kunne opprette samtaler, må du først opprette en samtaleplan i GRADE-plattformen. Planen kan inneholde flere samtaler som skal gjennomføres i løpet av i året. Samtalene kan være av forskjellige typer som f.eks. utviklingssamtaler, oppfølging, planlegging eller annet. Samtaleplanen er også knyttet til enheter og arves dermed til underordnede enheter. Hvis samme plan skal gjelde for hele organisasjonen, opprettes planen på Root-enheten.
Opprette samtaleplan
Første steg for å legge opp en samtale er å opprette en samtaleplan.
1. Gå til GRADE Administration og kontroller at du står på den enheten som du ønsker at planen skal gjelde for. Planen vil være tilgjengelig på alle underordnede enheter.
2. Gå til menyen Leder > Samtaleplaner > Legg til plan for samtale. Hvis du allerede har en plan høyere opp i enhetsstrukturen, kan du velge å basere den nye malen på denne. Da kopieres alt unntatt beskrivelsen.
3. Velg år og navngi planen. Klikk på Lagre.
OBS! Det finnes ikke noe utkast-modus når du oppretter samtaleplanen, dvs planen opprettes direkte når du lagrer. Vi anbefaler at periodene i samtalene ligger innenfor gjeldende årsperiode, f.eks. 210101-211231 for år 2021.
Kopiere samtaleplan
Det er mulig å kopiere en samtaleplan fra foregående år, noe som er tidsbesparende.
Når du oppretter en ny samtaleplan, kan du velge å kopiere fra foregående år. Da kopieres alle samtaler og maler fra den tidligere planen som var på samme enhet. Alle samtalene settes i designmodus. Hvis det er satt datoer, flyttes de ett år frem i tid. Dette betyr altså at du ikke trenger å begynne på nytt, men at du enkelt kan redigere f.eks. beskrivelse og spørsmål, samt redigere datoer som nevnes i tekstene.