Når du har lagret en samtaleplan, vises funksjonalitet for å opprette en samtale knyttet til planen. Hvis du har en plan fra før, kan du nå den samme funksjonen ved å gå til Leder > Samtaleplaner > Administrer planer for samtale i GRADE Administration, og deretter klikke på planens tittel.
Slik legger du til en ny samtale:
Klikk på Legg til. En dialogboks åpnes der du først velger hvilken type samtale du vil opprette. Alternativene er: Utviklingssamtale, Oppfølgingssamtale, Planlegging eller Annet. Uansett navnet på samtalen, er de samme funksjonene tilgjengelige.
Skriv inn en Tittel og Beskrivelse av samtalen og legg til Instruksjoner hvis du vil at det skal vises for medarbeideren før de starter samtalen. Instruksjonssiden opprettes i en HTML-editor. Du kan også legge inn en lenke hvis det finnes informasjon f.eks. på intranettet.
I rullegardinlisten Personalkategori kan du velge om du vil rette samtalen mot en bestemt rolle. Hvis du velger en rolle her, vil samtalen kun være synlig for medarbeidere som har rollen. Denne funksjonen gir muligheten til å ha forskjellige samtaler med forskjellige personalkategorier, f.eks. tjenestemenn og fagarbeidere.
Velg om det skal være tillatt for medarbeidere og leder å laste opp et vedlegg til samtalen. Dette kan også brukes som et alternativ til å svare på spørsmålene direkte i systemet (hvis man foretrekker å ha et eksternt dokument).
Angi periode for samtalen. Samtalen blir aktiv fra datoen som er angitt som startdato.
Velg deretter hvilke deler som skal være med i samtalen ved å krysse av for dem i listen. Du kan ha opptil tre spørreblokker. Det er mulig å endre rekkefølgen på de forskjellige elementene ved å dra og slippe i listen.
Klikk på Lagre for å opprette samtalen. Du får da tilgang til funksjonen for å legge spørsmål til samtalen. Klikk på Rediger spørsmål.
Hvis samtalen din består av flere spørreblokker, velger du først hvilken av spørreblokkene (1-3) du vil redigere. Du kan strukturere spørsmålene ved å dele dem inn i faner og grupper. Hver fane kan bestå av flere forskjellige grupper. Bruk gruppene og fanene til å dele opp spørsmålene områdevis. Begynn med å legge til en gruppe med spørsmål på den første fanen. Deretter kan du fylle på med flere faner og grupper. Klikk på Legg til gruppe og angi en tittel.
Klikk deretter på Legg til spørsmål for å opprette et spørsmål i den aktuelle gruppen.
Du kan velge mellom fritekstsspørsmål og flervalgsspørsmål. Angi tittel og eventuelle svaralternativer. Klikk på Lagre og fortsett deretter med å opprette flere spørsmål. Lukk dialogboksen med krysset øverst i høyre hjørne når du er ferdig.
10. Hvis planen din skal inneholde flere samtaler, kan du opprette disse ved å klikke på Legg til.