En karrierevei består av flere trinn, og viser hvilke krav som stilles til en ansatt på hvert trinn. Hvert trinn kan ses som en egen rolle. Kravene kan bestå av funksjonelle kompetanser, formelle kompetanser, sertifikater (tidsbegrenset kompetanse) og kurs. Her er en kort definisjon av hvordan disse brukes:
Formell kompetanse er en kompetanse som man enten har eller ikke har (JA/NEI). Det kan for eksempel være førerkort, utdanning eller en viss type erfaring.
Funksjonell kompetanse handler ofte om hvordan vi bruker våre kunnskaper og erfaringer i praksis og har en gradering, vanligvis fra 1-4.
Sertifikat er en metode for å kvalitetssikre kompetansen til en person som har gjennomgått en viss utdanning eller innehar en viss stilling. Et sertifikat kan ha en bestemt gyldighetstid og kan trenge å fornyes.
Kurs er en planlagt utdanningsinnsats og kan være en nettbasert kurs eller et fysisk kursarrangement. Kurset er oppført i systemet og kan legges inn som et krav for trinnet.
Medarbeidere og ledere får et klart bilde over hvordan kravprofilen oppfylles på hvert trinn. Lederen velger når medarbeideren skal flyttes til neste trinn i karriereveien.