Utdanningsadministratoren kan manuelt melde av eller fjerne kursdeltakere fra kurstilfeller. Avmelding fungerer forskjellig for kurstilfeller med automatisk plassreservasjon og kurstilfeller med manuell plassreservasjon.
Automatisk plassreservasjon
Gå til Administrer kurs i portalen. For kurstilfeller med automatisk plassreservasjon finnes alternativet Avmeld under fanen Deltakere:
Hvis du vil melde av en kursdeltaker, markerer du vedkommende og klikker på Avmeld. Du kommer da til følgende dialogboks, der du velger hvilken type avmelding du vil gjøre.
Hvis avmeldingen skjer før datoen som er satt som siste frist for avmelding, velger du det første alternativet. Da blir plassen automatisk tilgjengelig for andre kursdeltakere, og deltakeren blir ikke inkludert i eventuelt fakturagrunnlag. Ved sen avmelding velger du om du vil gjøre plassen tilgjengelig igjen eller ikke. Hvis du velger å gjøre plassen tilgjengelig, blir deltakeren ikke med i fakturagrunnlaget. Hvis du derimot velger å beholde plassreservasjonen, blir deltakeren med i fakturagrunnlaget.
Kursdeltakere med status Sen avmelding på kurstilfelle vises i rapporten Fravær.
En e-post sendes automatisk til kursdeltakeren med informasjon om at han/hun er blitt avmeldt (innholdet i e-posten kan redigeres i GRADE Administrasjon under Opplæringsadministrasjon > Håndter e-postmaler for kurs). Status endres til Avmeldt eller Sen avmelding.
Manuell plassreservasjon
For kurstilfeller med manuell plassreservasjon finnes alternativet Annuller. Ingen e-post sendes til kursdeltakeren.
Selv når kursdeltakeren melder seg av selv, sendes en bekreftelse på avmelding til deltakeren, og status endres til Avmeldt. Deltakeren kan bare melde seg av frem til den datoen som er satt som siste frist for avbestilling. For kurstilfeller med attestering er det mulig å via en serverinnstilling bestemme om attestanten skal attestere avmeldingen eller bare bli informert via e-post om at avmelding er gjort. Hvis attestanten avslår avmeldingen, får kursdeltakeren beskjed om dette.
Ved avmelding sendes også en e-post til kursansvarlig om at deltakeren har meldt seg av.