Opprette meldingsmal:
Det er støtte for å opprette meldingsmal som kan benyttes i kommunikasjon med jobbsøkere.
Det er kun brukere med rollen «Administrator» som har tilgang til å opprette maler.
Bruk av meldingsmal effektiviserer kommunikasjonen med søkerne ettersom oppsett og ferdig tekst legges inn i malene. Det er støtte for å sette inn variabler i malene som fletter inn informasjon om stilling når den tas i bruk (logo, tittel, avsender, søknadsfrist mv.).
Når bruker henter opp en meldingsmal i kommunikasjon med søkere kan hen redigere innholdet før utsending, uten at det får innvirkning på malen.
Hvordan opprette meldingsmal:
Gå til Vedlikehold > Maler > Meldingsmaler i venstremenyen
Klikk på «Opprett ny» øverst til venstre i skjermbildet, slik bildet under viser
Legg merke til at du må velge fra rullemeny hvilken meldingstype det er du skal opprette.
NB: Malene opprettes på lik måte uansett hvilken type du velger. De ulike typene definerer derimot hvor i systemet de ulike malene senere kan tas i bruk. Dette er omtalt til sist i denne veiledningen.
Bildet herunder viser eksempel på oppretting av postmal som skal brukes for sending av avslag til søkere:
Legg merke til at det er lagt inn en standard avslagstekst, samt at det er satt inn variabler som skal flette inn informasjon når malen tas i bruk. Variablene velges fra flettekodemenyen (merket gult i bildet over).
Ved å trykke på flettekode i editoren kan man velge blant de tilgjengelige variablene. Sett markøren i tekstfeltet der det er ønskelig å sette inn variabel – og velg deretter variabel fra rullemenyen.
Tips: Når man først har opprettet en meldingsmal, der man er fornøyd med oppsettet og bruk av flettekoder/variabler, kan man enkelt kopiere hele innholdet og lime dette inn i ny mal som skal opprettes. På denne måten er det enkelt å opprette flere maler for ulike formål basert på den ene malen man har opprettet.
Kort om de ulike meldingstypene:
Postmal:
Meldingsmaler av denne typen vil du kunne bruke når du skal sende avslag, tilbud, søkerliste, evt. annen informasjon til søkerne. Bildet herunder viser hvilke sendingsvalg der du vil kunne benytte deg av meldingsmaler av typen «Postmal»:
Mal for avslag v/unntak offentlighet:
Meldingsmaler av denne typen vil du kunne benytte gjennom funksjonalitet for å avslå en forespørsel om unntak fra offentlighet.
Når en søker ber om unntak fra offentlighet vil det fremkomme et spørsmålsikon ved søkeren, slik det fremgår av bildet under.
Bruker klikker på spørsmålet for å gå til behandling av forespørselen, og vil få se en begrunnelse fra jobbsøkeren sammen med mulighet for å godkjenne eller avslå forespørselen:
Ved å trykke på «Avslå» vil bruker kunne hente opp mal som er opprettet for dette formålet (maltype «Mal for avslag v/unntak offentlighet»).
Mal for invitasjon til å søke stilling:
Meldingsmaler av denne typen vil kunne benyttes når du benytter funksjonalitet for å invitere søker til å søke på stilling. Bildet herunder viser funksjonen for å invitere søker:
Mal for å be om oppdatering av søknad:
Meldingsmaler av denne typen vil kunne benyttes når du benytter funksjonalitet for å be en eller flere søkere om å oppdatere søknaden sin. Bildet herunder viser funksjonalitet for å be søker om å oppdatere søknad:
Mal for invitasjon til intervju (fastsatt dato):
Meldingsmaler av denne typen vil kunne benyttes dersom man benytter funksjonalitet for å invitere jobbsøkere til faste intervjutider, slik bildet under viser:
Mal for invitasjon til intervju (velge slots):
Meldingsmaler av denne typen vil kunne benyttes dersom man benytter funksjonalitet for å invitere jobbsøkere til å velge intervjutidspunkt selv (fra slots som er satt opp for intervjurunden). Bildet under viser funksjonalitet for å invitere søker til å velge intervjutid: