Enheter har en sentral betydning for hvordan GRADE-plattformen fungerer. Enheter er det objektet som de fleste andre objekter, som kurs og brukere, kobles til og dermed er relatert til. Det finnes alltid minst én enhet i systemet, rotenheten. Med stor sannsynlighet vil du ha stor fordel av å legge opp og organisere virksomheten rundt flere enheter.
Systemet med enheter påvirker virksomheten din på noen avgjørende områder:
- Styrer leder-medarbeiderforholdet når du arbeider med medarbeidersamtaler og mål.
- Forenkler fordeling av administrasjonsansvar.
- Gir mulighet til å styre ressurser, som kurs og informasjon, til tiltenkt gruppe av brukere. Et kurs blir synlig i katalogen fra ett nivå og "nedover" i enhetsstrukturen.
- Er, sammen med rolle- og tilgangsinnstillingene, det avgjørende verktøyet for å stille inn hva den enkelte brukeren kan se og gjøre i systemet.
- Styrer hvilke kurs som vises for brukeren i kurskatalogen når brukeren er logget inn. Brukere kan bare se kurs som finnes på enheter de har tilgang til.
- Gir mulighet til oversikt og orden i administrasjonen.
Arbeider du i en organisasjon med virksomheten delt inn i for eksempel tre avdelinger, vil du sannsynligvis ha fordel av å opprette minst tre enheter i GRADE Administration for å koble deltakere, kurs osv. til. På denne måten kan du sørge for at alle brukere har informasjon i portalen som er tilpasset avdelingen de arbeider/studerer på, og du kan også fordele ansvaret for administrasjonen til administratorer som er ansvarlige for hver enhet.
Jo større og mer kompleks organisasjon/virksomhet du arbeider i, desto viktigere blir strukturen med enheter. For å gjøre arbeidet ditt smidig og rasjonelt bør du allerede fra start, før du legger inn og begynner å arbeide med kurs, brukere og informasjon, analysere følgende:
- Hvordan du vil arbeide i systemet
- Hvilke opplæringsbehov LMS-et skal dekke
- Hvem som skal arbeide i systemet og hva de skal kunne gjøre
Med dette som utgangspunkt kan du planlegge og legge opp et rasjonelt system med enheter, før du deretter fortsetter med den "daglige" administrasjonen av kurs og brukere osv. Merk at du ikke trenger å lage en helt komplett enhetsstruktur fra start. Du kan alltid justere strukturen, legge til og fjerne enheter i etterkant.