I denna artikel beskrivs hur du skapar kurstillfällen till en fysisk kurs.
Gå till Utbildningsadministration > Kurser > Hantera kurser i GRADE Administration. Klicka på den kurs du vill skapa kurstillfällen till.
Om du kommer skapa flera olika kurstillfällen till kursen rekommenderar vi att du börjar med att ställa in de generella inställningarna för kurstillfällena. Om du gör det här får du samma inställningar för samtliga kurstillfällen.
Du kan redigera bekräftelsemailet, ange om du vill att påminnelsemail ska skickas inför kurstillfällen och redigera innehållet i påminnelsemailet. Du kan också markera om du vill att utvärdering ska skickas efter kurstillfällena, och vilket innehåll det ska vara i det mailet. Om du inte redigerar innehållet i mailen kommer du få standardinnehåll utifrån kursens placering i enhetsträdet.
Anmälan inkluderar alla tillfällen innebär att kursens kurstillfällen hänger ihop, så om en kursdeltagare anmäler sig till ett av kurstillfällena blir hen automatiskt anmäld till alla. Markera Ja om du vill att kursens tillfällen hör ihop som ett program.
Max antal aktiva anmälningar - Här kan du ange hur många kurstillfällen en och samma kursdeltagare får vara anmäld till. Om en kursdeltagare försöker anmäla sig till 2 olika kurstillfällen och du har skrivit 1 här kan hen inte anmäla sig till kurstillfälle nummer 2 utan att först avanmäla sig från det första.
Deltagaren behöver inte tas bort helt från tillfället, utan kan lämnas kvar på deltagarlistan så länge deltagarstatus är 'Avanmäld'. Hen har då möjlighet att anmäla sig till ett annat tillfälle.
Klicka på Ny för att skapa ett nytt kurstillfälle.
Du får nu upp följande bild:
Fyll i fälten enligt följande:
Titel - Kurstillfällets titel. Kan vara ett datum.
Startdatum - Här fyller du i datum och tidpunkt när kursen startar.
Slutdatum - Datum och tidpunkt när kursen slutar. Observera att detta är ett enstaka tillfälle, men att kursen kan pågå i flera dagar.
Antal dagar - Antal dagar som kursen pågår. Siffran du anger här påverkar hur många kolumner det kommer att finnas i närvarolistan för kurstillfället. Om du inte kommer använda närvarolista eller om informationen inte är relevant kan du lämna fältet blankt.
Plats - Namn och ev. adress där kurstillfället ska hållas.
Praktisk information - Här skriver du ev. praktisk information som kursdeltagaren behöver veta inför kursen. Denna text kommer med i bekräftelsemejlet om du har med %locationinfo% i epostmallen.
Status - Status står som Planerad i utgångsläget, och visas då inte i kurskatalogen. Ändra status till Aktiv när du vill att kurstillfället ska visas i kurskatalogen.
Självregistrering tillåten från - Från och med detta datum kan kursdeltagare anmäla sig till kursen. Observera att ett datum måste läggas in för att man ska kunna anmäla sig till kurstillfället.
Självregistrering tillåten till - Sista datum för anmälan till kurstillfället.
Antal deltagare - Maximalt antal deltagare till kursen. Deltagare kan inte anmäla sig själva om antal deltagare är lika med eller större än detta antal. Observera att du som administratör ändå kan lägga till deltagare manuellt över denna gräns.
Minimum - Minsta antal deltagare för att kursen ska gå. Det finns ingen automatik kopplad till detta antal, så det är enbart information för dig och andra administratörer.
3.12.
Attest - Markera i rutan om kursen kräver attest från närmsta chef.
Platsreservation - Välj om deltagarna ska antas manuellt, vid registrering eller vid attestering. Vid Manuell hanterar en administratör vem som får plats på kursen. Detta alternativ används om
man vill göra ett urval vid antagningen. Vid registrering innebär att platser blir reserverade direkt vid anmälan. Vid attestering innebär att platser blir reserverade när kursdeltagarens chef attesterat anmälan. När du ändrar till Vid registrering eller Vid attestering får du möjlighet att välja när bekräftelsen till deltagaren ska skickas. Genom att välja Vid registrering eller Vid attestering får deltagaren information om att hen fått en plats på kurstillfället så fort en plats reserverats.
Väntelista - Du kan välja mellan att inte ha någon väntelista alls, ha manuell väntelista och ha automatisk väntelista. Vid manuell platsreservation ska du ha manuell väntelista (eller ingen alls). Automatisk väntelista passar när kursdeltagarna får sin plats vid registrering eller vid attestering. Vid automatisk väntelista tillämpas först-till-kvarn-principen bland de deltagare som är på väntelistan, så om någon deltagare med reserverad plats avanmäler sig får den deltagare som är först i väntelistan automatiskt en plats på kurstillfället.
Kursansvarig - Välj vem som är ansvarig för kurstillfället. Om inget val görs blir den person som är ansvarig för hela kursen automatiskt ansvarig för dess tillfällen. Kursansvarig visas på kurstillfället i kurskatalogen så att deltagarna vet vem de kan vända sig till vid frågor.
Påminnelse - Klicka i rutan och skriv in antal dagar innan kursstart som eventuella påminnelser ska skickas ut. Om du har gjort en generell inställning för kursen kring påminnelser behöver du inte göra det för varje enskilt kurstillfälle.
Pris, Objektnummer, Kostnadsställe, Fakturaadress - Dessa fält används vanligtvis inte. De kan användas för att ge specifik information för kurstillfället, men visas bara för dig och andra administratörer i denna vy. Det går bra att lämna fälten tomma.
Tryck Spara för att spara kurstillfället.
Anmälningsformulär
Om du vill ställa en eller flera frågor till deltagarna, t.ex. kostpreferenser för fika eller måltid i anslutning till kursen, använder du dig av anmälningsformulär. Klicka längst upp till höger i panelen Anmälningsformulär.
Här kan du antingen ladda in frågor från en existerande frågemall, eller manuellt lägga till frågor.
Vill du lägga till en fråga manuellt klickar du på Lägg till, väljer frågetyp och fyller i frågan. Om du
behöver ta bort en fråga klickar du på krysset i frågerutan.
Närvarolista
Närvarolistan används för att i portalen under Hantera kurser kunna markera vilka deltagare som varit närvarande kurstillfällets dagar. Klicka i panelen Närvarolista på höger sida för att expandera denna panel. Om du inte markerar att närvarolista ska användas kan du ändå markera kursen som avslutad för deltagarna i portalen, men du kan inte markera närvaro.
Om du har Utbildare på kurstillfället kan du välja om närvarolistan ska visas för henne/honom och om han/hon får sätta kursen som avslutad för deltagarna.
Du får automatiskt så många kolumner i närvarolistan som antal dagar du har fyllt i på kurstillfället. Du kan ändra namnen på dagarna och lägga till/ta bort kolumner. Klicka på Spara när du är klar.
Checklista
Checklista underlättar arbetet med kurstillfällen genom att man kan skapa uppgifter kopplade till varje enskilt kurstillfälle och bli påmind när de ska utföras. Exempel på sådana uppgifter kan vara att boka lokal eller beställa lunch. Checklista kan skapas och redigeras både från kurstillfället i GRADE Administration och under menyalternativet Hantera kurser i portalen. Det kan enbart finns en checklista per kurstillfälle. Vid kopiering av kurs eller kurstillfälle kopieras även tillhörande checklistor.
Påminnelser om uppgifterna kan skickas till den som är kursansvarig och planerar, men också till andra
personer som man vill ska bli påminda om en uppgift.
I panelen Checklista kan du välja mellan att Lägga till uppgift och Kopiera uppgifter från
ett annat tillfälle.
1. Klicka på Lägg till uppgift. Fyll i Titel, Beskrivning och Deadline.
2. Fyll i inställningar kring påminnelse. Ämne blir ämnesraden i e-postmeddelandet som kommer att
skickas. I rutan Kommaseparerade e-postadresser kan du fylla e-postadresser utöver de som är
Planerare eller Kursansvarig för kurstillfället. Om du vill se hur påminnelsemailet kommer att se ut kan du klicka på Skicka testmeddelande.
3. Om du vill kopiera uppgifter från annat kurstillfälle klickar du på Kopiera uppgifter från annat tillfälle.
Välj vilket tillfälle du vill kopiera från samt om uppgifterna ska ersätta eller komplettera redan tillagda
uppgifter.
4. För att ta bort en uppgift markerar du den och klickar på Ta bort valda uppgifter.