Deltagarfliken (under Hantera anmälningar i portalen)
Deltagarfliken visar alla som skickat in en anmälan till kurs-/programtillfället samt de deltagare som du eller dina kollegor själv registrerat. I vyn får du en överblick över platsreservationer, attester samt administratörens och deltagarens senaste statusändring. Här ser du även om personen står på väntelista.
Skicka meddelanden
Det finns möjlighet att kommunicera med en eller flera deltagare i listan. Markera de aktuella deltagarna och klicka på Skicka meddelande. Välj mottagare (deltagare, attestant eller enhet/registratorsbrevlåda) och typ av meddelande. Det är också möjligt att också skicka ett textmeddelande via SMS ifall en mottagande användare har ett telefonnummer kopplat till sin profil.
- Behöver kompletteras- innebär att ett standardmeddelande (definierat i en e-postmall, se manualen för GRADE Administration) skickas som uppmanar deltagaren att komplettera sin anmälan. I meddelandet finns en länk direkt till anmälningsformuläret. Anmälningsformuläret öppnas samtidigt så det är möjligt att redigera. Detta meddelande kan användas då en platsreservation har gjorts av utbildningsadministratören och deltagaren behöver komplettera med svar på frågorna i anmälningsformuläret.
- Skicka meddelande- innebär att ett meddelande skickas med den text som du lägger in i rutan.
Klicka på Skicka för att skicka meddelanden enligt de satta kriterierna. När meddelandet skickats visas direkt en logg över mottagarna, typ av meddelande och om meddelandet har kunnat skickas.
Alla meddelanden skickas som separata e-post. Det innebär att mottagare inte kan se vilka andra användare har fått samma meddelande.
Avanmäl
Reservera och annullera platsreservation
För att reservera en plats på kurstillfället för en eller flera deltagare markerar du dem i listan och klickar på Reservera plats. I kolumnen Platsreservation visas att en plats är reserverad för deltagare och vilket datum det gjordes.
OBS! Inget meddelande går ut till deltagaren i samband med att platsen reserveras. Det är först när bekräftelsen skickas som deltagaren ser att han/hon är antagen till kurs-/programtillfället.
För att ta bort en platsreservation gör du på motsvarande sätt men väljer knappen Annullera platsreservation. Status i kolumnen Platsreservation ändras till Annullerad.
Ta bort från kurs
Om du använder alternativet Ta bort från kurs kommer deltagaren helt att tas bort från deltagarlistan. Ingen historik kring anmälan sparas.
Lägg till deltagare/utbildare/kursledare
För att lägga till en ny deltagare klicka på knappen Lägg till i kurs/program.
Välj vilken roll deltagaren ska ha; deltagare, utbildare eller kursledare.
Nu kan du välja att lägga in deltagare som finns registrerade i systemet samt externa deltagare, som inte finns registrerade i GRADE-plattformen sedan tidigare.
Klicka på Välj för att öppna en lista med alla användare som registrerade i systemet. Markera en deltagare i listan och klicka på Välj längst ned på sidan. Uppgifter om den valda deltagaren fylls i formuläret.
Om du vill lägga till en deltagare som inte är registrerad i GRADE sedan tidigare kryssar du i rutan Lägg till extern. Du kan sedan fylla i deltagarens uppgifter i formuläret.
OBS! En deltagare som läggs till som extern kommer inte att kunna logga in i plattformen och har inte tillgång till online-ytan som kan vara kopplad till en kurs.
Om attest är aktiverat på den aktuella kursen måste du också välja vem som ska attestera anmälan.
Längst ned visas frågorna från kurstillfällets anmälningsformulär. Om du inte har informationen tillgänglig kan du senare begära komplettering av anmälan från deltagaren. Se avsnittet Skicka meddelande.
Klicka på Spara om du vill spara deltagaren och återvända till vyn Deltagare. Om du vill lägga till ytterligare deltagare klickar du på Spara och lägg till ny deltagare.