Spørsmål
Kan man be om godkjenning av dokumenter før de sendes til kandidat?
Svar
Dersom din virksomhet har aktivert krav om godkjenning av kandidatdokumenter, må du innhente godkjenning på dokumentet før du kan sende det til søker.
NB: Det vil ikke kreves godkjenning for filer som lastes opp under kandidatdokumenter. Disse kan sendes direkte selv om godkjenning er aktivert for arbeidsgiver. Det er kun dokumenter som opprettes i Jobbadmin, via tomt dokument eller mal, som vil følge godkjenningsløp.
Innstilling for å aktivere godkjenning finner du på vedlikeholdsmenyen i Jobbadmin.
Du må være global administrator for å kunne aktivere/deaktivere godkjenning for din virksomhet.
NB: Det er mulig for administrator å definere enkeltbrukere som skal være unntatt å måtte be om godkjenning. Dette gjøres inne i brukeradministrasjonen.
Bildet under viser oppretting/redigering av et dokument. Til høyre for dokumentet ligger det knapp for å velge godkjenner. Ved å trykke på knappen vil du kunne søke opp brukeren som skal ha ansvar for å godkjenne dokumentet. Du søker opp bruker ved å skrive inn navn eller e-post adresse. Her kan du søke blant alle registrerte brukere i din virksomhet.
Når du har valgt den som skal godkjenne, trykker du på «Be om godkjenning», slik bildet under viser.
Etter å ha trykket for å «Be om godkjenning», vil du få mulighet til å skrive en kommentar til vedkommende som skal godkjenne. Det vil også gå ut et automatisk varsel på e-post til brukeren om at hen har fått et godkjenningsoppdrag i Jobbadmin.
Dere kan kommunisere frem og tilbake angående dokumentet, og det som skrives blir kun synlig mellom deg og den som skal godkjenne for deg. Hvis du har valgt feil godkjenner trykker du på valget i bildet over, «Bytt godkjenner».
Du vil se i oversikten over dokumenter på søkeren at dokumentet er under godkjenning. Dermed vil det ikke være mulig å velge dokumentet for sending via checkboks (checkboks erstattes av timeglass-ikon, slik bildet viser, inntil godkjenning foreligger).
Brukeren som skal godkjenne får automatisk et nytt menypunkt i hovedmenyen i Jobbadmin når hen logger inn. Der vil hen finne godkjenningsoppdraget.
Godkjenneren klikker på oppdraget i listen for å gå inn på saken. Der vil brukeren få en PDF-visning av dokumentet, og har mulighet til å kommentere tilbake og /eller godkjenne. Bruker trenger ikke godkjenne med en gang, men kan velge å kun sende kommentar dersom det skulle være innvendinger mot innholdet.
Når brukeren har godkjent dokumentet vil det være klart til å sendes fra Jobbadmin. Timeglass-ikonet vil være erstattet med en checkboks som gjør det mulig å velge dokumentet for utsending. Statusen viser også at dokumentet er godkjent, og klart til å sendes.