Registrere søkere til intervju

Intervjuoversikt:

Inne på en stilling i Jobbadmin vil du se at det er lagt til en ny side; «Intervjuer».

Ved å klikke på «Intervjuer»-taben vil du få se en samlet oversikt over søkere som er registrert til intervju på stillingen og hvilken intervjurunde søkerne er registrert i.

Kalenderen på siden vil vise tidspunkter for de ulike intervjuene, dersom datoer for intervjuene er registrert. Intervjuersiden gir deg en god oversikt over alle intervjuer på stillingen.

Registrering av søkere til intervju:
Bildet under viser hvordan du kan registrere intervju på flere søkere samtidig via søkeroversikten på en stilling. Du kan også registrere en enkelt søker til intervju inne på kandidaten.

Etter at du har huket av søkerne det gjelder, og klikket på intervju-valget i behandlemenyen, vil en skuff åpnes på siden. Denne inneholder søkerne du huket av, samt valg for intervjurunden du skal registrere søkerne i. Se bildet under.

Intervjurunde:

Når du registrerer søkere til intervju, må du alltid knytte disse til en intervjurunde. Dersom du ikke har registrert noen intervjuer på stillingen tidligere, vil systemet automatisk foreslå at søkerne skal registreres i «Intervjurunde 1».

Hvis du ønsker å endre navnet på runden, kan du enkelt gjøre det ved å skrive inn nytt navn i tekstboksen (utsnitt under). Legg merke til at det ikke er mulig å krysse av i boksen «Opprett ny runde» når du registrerer intervju for første gang. Dette skyldes at det ikke er registrert intervju på stillingen tidligere.

NB: Hvis du senere skal registrere flere søkere til intervju på stillingen, vil systemet foreslå å legge disse inn i den eksisterende runden («Intervjurunde 1»). På denne måten kan du etter-registrere søkere i en intervjurunde som eksisterer fra før.

Dersom du derimot skal registrere søkere til et 2.gangsintervju, huker du av for «opprett ny runde» – og gir runden ett nytt navn. Systemet vil automatisk foreslå «Intervjurunde 2», men dette kan også overskrives.

Dersom du ikke ønsker å registrere dato og tidspunkt for intervjuene, kan du lagre nede på siden. Søkerne har da blitt lagret til intervju i runden.

Registrere tidspunkt, varighet og sted for intervjuet:

Det er selvsagt mulig å registrere intervjutidspunkt-, varighet og sted for intervjuene for hver enkelt søker.

For å registrere dette klikker du på den enkelte søkeren – og fyller inn informasjonen, som vist herunder:

Sette opp alternative intervju-tider for intervjurunde (slots):

I stedet for å registrere faste intervjutidspunkt på de ulike søkerne, kan du velge å sette opp alternative intervjutider for runden (såkalte slots). Du kan senere invitere alle søkerne i intervjurunden til å velge blant tidspunktene du har satt opp. Du må huske å sette opp nok slots til at alle søkerne i runden får mulighet til å velge.

Slots tilknyttet intervjurunden kan du opprette samtidig som du registrerer søkere til intervju. Du kan dessuten sette opp slots for runden i etterkant (gjøres fra intervjuer-siden ved å klikke på rundenavnet).

Opprette slots for en runde samtidig som søkere registreres til intervju:

Nede til høyre i feltet «Valg for intervjurunde» finner du «Opprett intervjuslots» (merket gult over). Når du trykker på "Opprett intervjuslots" vil du kunne sette opp slots basert på innstillinger. Du vil se at toggel er slått på for å få forslag til tidspunkt basert på innstillinger.

NB: Hvis du vil definere hver enkelt slot selv uten bruk av innstillinger, slår du av forslag basert på innstillinger ved å klikke på toggel merket gult i bildet under.

Ved bruk av innstillinger definerer du hvor lang tid hvert intervju skal vare, hvor lang tid det skal være mellom intervjuene, når på dagen intervjuene skal begynne – og når på dagen intervjuene skal være ferdige. Systemet foreslår slots basert på innstillingene du setter. Se bilde under. Etter at du har satt de ønskede innstillingene, trykker du på kalender for å velge dato(er).

Du kan velge flere datoer i kalenderen, hvis f.eks. intervjuene skal gå over flere dager. Trykk på «Ferdig» i kalenderen når du har valgt de ønskede datoene.

Som du ser i bildet under, vil det foreslås ulike tidspunkter for datoene du har valgt. Tidspunktene foreslås basert på innstillingene du har satt.

Du klikker på de tidspunktene du vil at søkerne skal kunne velge mellom. Tidspunktene du velger vil bli markert i mørkegrønn farge, slik bildet under viser. Du kan også legge inn sted for intervjuene som skal avholdes på en valgt dag.

Når du har valgt de slotsene du ønsker å legge til for runden, kan du lagre nede på siden.

I oppsummeringen som fremkommer etter lagring vil det være valg for å gå direkte til sending av invitasjon.

Dersom du har satt en fast dato på søkerne, vil du kunne benytte valget «Send invitasjon til fastsatt dato»
Hvis du satte opp slots for intervjurunden kan du benytte valget «Send invitasjon til å velge tidspunkt»
Dersom du kun lagret søkerne i runden uten å legge til verken dato for intervjuene eller slots for runden, vil du ikke kunne sende invitasjon fra oppsummeringssiden.

Bildet under viser førstnevnte scenario. Du kan lukke visningen for å gå tilbake til søkeroversikten, eller trykke på "Gå til intervjuer" for å gå til oversiktssiden for intervjuer på stillingen.

Intervjuer-siden:

Inne på intervjuersiden vil du få se en kalender sammen med oversikt over søkerne som er registrert til intervju.

Du kan klikke direkte på en søker i oversikten, og vil da få opp en modal som viser det aktuelle intervjuet (se bilde under).

Hvis du klikker på det kommende intervjuet, vil du få opp ulike valg. Bildet under viser valg for å laste ned kalenderfil, samt valg for å avlyse intervju.

Valg for å avlyse intervjuet vises i dette tilfellet ettersom bruker allerede har sendt invitasjon til søkeren. Dersom invitasjon ikke er sendt, vil du finne valg for å sende invitasjon.