Spørsmål
Hvordan kan jeg invitere søkere til intervju på et fastsatt tidspunkt?
Svar
Du kan invitere søkere til intervju på et fast tidspunkt, eller invitere søkere til å velge tidspunkt for intervjuet selv.
I denne veiledningen viser vi hvordan du kan invitere søker til en bestemt dato som du har satt for intervjuet.
Invitere søkere til intervju (fast tidspunkt)
Du kan invitere søkere til intervju fra flere ulike steder i løsningen;
inne fra en enkelt kandidat
fra intervjuersiden
samtidig som intervju registreres
1. Sende invitasjon samtidig som intervju registreres:
Du kan registrere flere søkere til intervju samtidig fra søkeroversikten. Dette gjør du ved å huke av søkerne du skal registrere - og deretter velger alternativet for intervju på behandlemenyen under søkerne.
Etter at du har registrert søkere til intervju og satt nødvendige innstillinger for intervjurunden, trykker du på «Lagre» nede på siden. I oppsummeringen som fremkommer vil det være valg for å gå direkte til sending av invitasjon (se bilde under).
Dersom du har registrert en intervjudato på søkerne, vil du kunne benytte valget «Send invitasjon til fastsatt dato». Hvis du satte opp slots for intervjurunden kan du benytte valget «Send invitasjon til å velge tidspunkt».
Bildet under viser hvordan oppsummeringen ser ut når du har registrert en dato for søkerne. Du vil se at det kun er valget for å sende invitasjon til fastsatt dato som er aktivt.
Etter at du har trykket på valg for å sende invitasjon, vil du tas direkte til postfunksjonaliteten der du kan forfatte en tekst sammen med invitasjonen.
Du vil komme til «Post» uavhengig av om du inviterer til fastsatt dato, eller om du inviterer søkere(e) til å velge tidspunkt selv (slots).
Dersom du inviterer til fastsatt dato kan du benytte mal for intervjuinvitasjon, slik at tidspunkt, sted etc. flettes inn ved utsending til den enkelte søkeren.
Dersom du inviterer søkere til å velge tidspunkt, skal du ikke benytte post-mal som inneholder variabler for å flette inn informasjon om sted, tid og dato. Dette er fordi søkerne skal velge tidspunkt selv.
I slike tilfeller holder det å formulere en invitasjon der søker bes om å velge blant de tilgjengelige tidspunktene. Du kan selvfølgelig benytte mal som inneholder variabler for søkers navn, stillingstittel mm.
2. Sende invitasjon fra kandidatvisningen:
Intervjuer som er registrert på en søker vil fremkomme til høyre for søknad og CV i kandidatvisningen. Bildet herunder viser at søker er registrert til intervju med fastsatt dato (01.04), men at invitasjon ikke er sendt («Ikke invitert»).
For å sende invitasjon trykker du på intervjuoppføringen slik at feltet ekspanderes.
På «Alternativer»-menyen velger du «Send invitasjon til fastsatt dato» (bilde over). Etter at du har valgt dette vil du sendes til postfunksjonaliteten der du forfatter invitasjonen.
Du kan benytte deg av mal for invitasjon til intervju slik at tidspunktet, sted og dato for intervjuet vil flettes inn automatisk til søkeren.
3. Sende invitasjon til flere søkere samtidig fra intervjuersiden:
Til venstre for kalendervisningen på intervjuersiden vil alle søkere som inngår i en intervjurunde være listet opp.
Bildet under viser at søker med ID 1 og ID 2 er lagt til intervjurunde 2. Disse er registrert med fast tidspunkt for intervju.
For å invitere disse søkerne til tidspunktene som er satt opp trykker du på «Inviter alle som» - og deretter på valget «Er registrert med fastsatt intervjutidspunkt». Som bildet under viser.
Det vil komme opp en modal på siden som lister opp alle søkerne i intervjurunden som har fått fast dato, slik bildet under viser.
Du trykker på «Send invitasjon» for å gå til postfunksjonalitet for å skrive meldingen. Du kan selvfølgelig benytte mal for invitasjon til intervju, som fletter inn dato/tid og sted for intervjuene.
4. Sende invitasjon til 1 søker fra intervjuersiden:
Du kan trykke direkte på en søker i en intervjurunde på venstre side av kalendervisningen, slik bildet under viser.
Ved å trykke på en enkelt søker vil du få opp detaljer for det enkelte intervjuet.
Du trykker på selve intervjuet (lyseblå linje) for å få opp handlings-alternativer.
Velg deretter «Send invitasjon til fast dato». Du vil sendes til postfunksjonaliteten slik at du kan skrive melding til søkeren. Du kan benytte deg av mal for invitasjon til intervju slik at tidspunktet, sted og dato for intervjuet vil flettes inn automatisk ved utsending.