Helt nye personer legges til i systemet gjennom manuell inntasting eller ved å lese inn en tekstfil med mange personer samtidig. For å registrere nye personer i systemet trenger du tilgang til Grade Administration.
Manuell inntasting
Bytt Aktiv enhet til den enheten du vil at brukeren skal legges til på. Gå til Bruker > Legg til bruker.
Felter med asterisk skal fylles ut med korrekt informasjon. Øvrige felter er frivillige å fylle ut.
Brukernavn og Ekstern ID blir automatisk = e-postadresse når man lagrer, så de trenger ikke fylles ut. Ønskes et annet brukernavn enn e-post, fylles feltet ut.
OBS! Hvis brukeren skal logge inn med SSO, må verdien i Ekstern ID være lik det brukernavnet som deres SSO-løsning sender til GRADE.
Når du oppretter brukeren, kan du også velge hvilke roller denne brukeren skal få. Rollekoblingen gjøres til din aktive enhet som vises oppe til høyre i det blå feltet.
Import av nye ansatte via tekstfil
Du kan lese inn brukere til systemet fra menyen Legg til bruker i GRADE administration. Det enkleste er å bruke eksempel-filen som systemet genererer og legge inn brukerne i den.
Ellers kan du importere via tekstfil ved å bruke et Excel-ark som er lagret i kommaseparert format (.csv). Hvis du vil kunne legge til mange personer samtidig, er dette måten å foretrekke sammenlignet med manuell inntasting. Du får en god oversikt over alle som skal legges til, og det går raskt og enkelt å utføre.
Slik gjør du:
1. Åpne Excel og opprett et nytt ark. Øverste rad skal inneholde nøyaktig de feltnavnene som vises på bildet som et minimum. I tillegg til disse kan du legge til ytterligere standardfelt eller datafelt du har opprettet selv.
OBS Det er mulig å laste ned en eksempel-fil i GRADE Administration når du velger Importer brukere og deretter Tekstfilimport.
2. Når Excel-arket lagres, velg filformatet .csv.
3. Når Excel-arket er lagret, gå til Grade Administration og bytt enhet til den enheten du vil at brukerne skal importeres til. Velg Legg til bruker i menyen. Nederst på siden i Verktøylinjen klikker du på Importer brukere.
Deretter velger du Tekstfilimport.
Og til slutt henter du den aktuelle Excel-filen fra harddisken din:
Hvis noen informasjon skulle være feilaktig, f.eks. feil e-postadresse, vil plattformen informere om dette og vise hvilken bruker det gjelder, slik at du kan korrigere opplysningene i Excel-arket.